„Einer der besten Teaser, an denen ich bisher teilgenommen habe. Vielen Dank.“
Diese Nachricht hat Stefan Schwarz nach unserem Online-Teaser für die Hessische Kinder- und Jugendfeuerwehr (HKJF) bekommen. Das Feedback insgesamt war sehr gut, und der Termin war ausgebucht, mit Warteliste. Am Mittwoch, 04.11.2026, haben wir von 19 bis 21 Uhr per Zoom gezeigt, wie Jugendwarte und Betreuer mit KI vom Jahresthema zur fertigen Dienststunde kommen.
Das Bild zeigt den Moment mitten im Teaser: Stefan sitzt vor Ultrawide-Monitor und Laptop, beide zeigen die Titelfolie „Übungsdienst planen mit KI“. Rechts auf dem Monitor siehst du den Zoom-Chat, in dem die Teilnehmenden laufend geantwortet haben, darunter die Kacheln der Teilnehmenden. Stefan ist seit 1999 selbst in Jugendfeuerwehr und Feuerwehr aktiv. Er kennt das Problem aus eigener Erfahrung.
Warum Dienstplanung im Ehrenamt so viel Zeit kostet
Jugendwarte und Betreuer planen ihre Dienste neben dem Beruf. Das passiert abends nach der Arbeit, oft erst am Tag vorher. Die Ideen sind irgendwann aufgebraucht. Dazu kommt eine Gruppe mit 10- bis 17-Jährigen, in der mal 18 Kinder kommen und mal 6. Fällt dann noch ein Betreuer aus, muss der Plan umgebaut werden.
Die Rahmenbedingungen sind eng: Winter, kaum Budget, volle Aufsichtspflicht. Feste Termine wie Jugendflamme, Leistungsspange und Zeltlager müssen trotzdem vorbereitet werden. Genau hier setzt der Teaser an.
Was wir in zwei Stunden live umgesetzt haben
Wir haben fast alles live gezeigt, durchgehend am Beispiel der erfundenen „JF Musterstadt“. Der Einstieg war eine Umfrage mit Wortwolke: „Was macht die Dienstplanung schwer?“ Danach haben wir die KI-Grundlagen geklärt: was KI kann, was nicht, was Halluzinationen sind und wie ein guter Prompt aussieht.
Gruppen-Steckbrief statt leerer Chat
Die KI hat die Fragen gestellt, die Teilnehmenden haben im Zoom-Chat geantwortet. Daraus entstand eine Datei mit Gruppe, Ausstattung, Budget und Terminen. Diese Datei haben wir in ein ChatGPT-Projekt gelegt. Einmal eingerichtet, kennt jeder neue Chat die Gruppe. Du musst den Kontext nie wieder neu erklären.
Vom Jahresplan zur fertigen Dienststunde
- Jahresplan 2027 als Tabelle, dann nachgeschärft („Im Winter mehr Spiele, weniger Theorie“) und als Excel-Datei exportiert
- Interaktive Webseite mit Filtern, ohne Programmierkenntnisse
- Fertige Dienststunde mit Ablauf, Rollen, Materialliste und Sicherheitshinweisen
Plan B per Prompt
Der Prompt dazu lautete: „Es regnet, nur 6 Kinder sind da und ein Betreuer ist krank.“ Die KI hat den Plan sofort angepasst. Für Spiele haben wir auch mit dem gearbeitet, was im Keller liegt: 4 Kübelspritzen, 6 alte C-Schläuche, 10 Pylonen und eine Wiese. Daraus kamen konkrete Spielideen mit Regeln.
Perspektivwechsel und Quellenarbeit
Die KI hat eine Dienststunde aus vier Sichten bewertet: 11-Jähriger, 16-Jährige, Mutter und Wehrführer. So fallen Schwächen auf, bevor die Stunde stattfindet.
Mit Gemini Notebook (früher NotebookLM) haben wir gezeigt, wie die KI nur aus echten HKJF-Unterlagen zur Jugendflamme antwortet, mit Quellenangabe. Daraus lassen sich Quiz, Karteikarten und eine Audio-Zusammenfassung für die Gruppe erstellen. Beim Elternbrief zum Zeltlager hat die KI alles abgefragt und auch an Details wie die Schwimmerlaubnis gedacht.
Vier Regeln für den Einsatz von KI
- Die Ideen liefert die KI. Die Gruppe kennst du. Du entscheidest, was zu deinen Kindern und Betreuern passt.
- Das Werkzeug ist egal. Stefan hat ChatGPT gezeigt. Gemini oder Claude können das genauso. Entscheidend ist die Arbeitsweise.
- Keine Namen und Fotos von Kindern in die KI. Das gilt immer.
- Ergebnisse prüfen, vor allem bei Sicherheit. Die Verantwortung bleibt beim Menschen.
Was Unternehmen aus dem Ehrenamt mitnehmen können
Der Ablauf funktioniert in jeder Organisation: Du schreibst einmal den Kontext auf und nutzt ihn immer wieder. Im Verein ist das der Gruppen-Steckbrief. Im Unternehmen sind es Produkte, Zielkunden, Tonalität und Abläufe. Wer diesen Kontext einmal sauber hinterlegt, spart bei Angeboten, Berichten, Schulungsplänen oder internen Anleitungen jedes Mal Zeit.
Das ist ein praktischer Einstieg in Unternehmensautomatisierung und Künstliche Intelligenz im Business, auch ohne IT-Abteilung. Bei AI-Guys zeigen wir KI-Lösungen so, dass deine Leute danach direkt selbst loslegen können. Der Teaser war dafür ein gutes Beispiel: Die Teilnehmenden haben ihre eigene Dienststunde schon während der zwei Stunden geplant.
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Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt.